发现档案管理中的隐性成本和增效环节

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通过本手册,您可以:

  • 了解档案管理中的隐性成本(和成本削减机会)
  • 利用四张内容详尽的工作表估算贵公司的档案管理成本
  • 借鉴同类企业的实际成本削减和效率提高案例

在正确的箱中思考
发现贵公司档案管理中隐性的节省和增效环节

大大小小的企业都在寻找提高效率和降低运营成本的方法。然而,您可能会忽略一 个一举实现这两个目标的绝佳机会:管理您的物理档案。

本手册将帮助您寻找提高工作效率、降低信息管理流程的投入成本以及从中获取更 大价值的方法。

在本手册中,您会找到几张有用的工作表,它们可帮助您确定及估算当前的档案管 理成本,找出隐性的成本节省机会,更睿智地评估成本更低、更高效的替代管理 方法。

这是实现优良档案管理实践的第一步。让我们一起了解这些方法。

找出隐性成本 — 并充分利用新增效率

您需要着重关注五个与档案管理相关的关键成本领域。这些领域是日常业务运营过 程中不可获取的一部分,许多人甚至不会想到它们蕴含了节省成本和提高效率的 机会。

人员和设施成本

贵公司的所有员工每天开展业务时都离不开信息。如果这些员工积极利用信息创造 新的业务机会,则他们耗费的时间成本便会与所涉业务活动为企业带来的价值相抵 消。然而,员工搜索、等待或者处理信息的效率十分低下,并不能为业务发展带来 多大帮助,这与“垃圾食品”的道理极为相似。

同样,文件会占用设施,而设施维护则会耗费资金。您可能想尽量减少专用于存储 信息的重要设施的数量,以便将这些设施投入到更有价值的运营中,比如为员工提 供交流和协作的地点,或者是直接服务于客户并创造收入。

物理文件成本

常用的纸质文件的管理和保存成本显而易见,但贯穿文件整个生命周期的后续成本 却不大明显。例如,仔细思考一下,您可能会花费多少资金来保存多年未使用的闲 置文件。您在这方面花费的资金很可能比您想象的更多。

同时,也请思考一下您为实现共享而复制文件的次数,以及妥善处理这些复制文件 所需的成本。

试想一下,如果您收到请求,需要在短短十个工作日内提供重要的法律诉讼所需的 所有相关纸质文件和电子文件,又会产生何种成本。避免因错过截止日期而产生的 罚款可能需要您向员工支付加班工资,以筛选大量长期保存的文件和电子档案 —— 所有这些文件或档案都会妥善保存“以防万一”。手动编制索引可以减少查找所需 文件所花费的时间,但也会产生额外的费用。

企业在管理纸质文件和电子档案时需遵守相同的法律法规。例如,如果企业无法确 保保护重要档案、认证托管链以及保护私人信息的流程始终一致,则将面临相关的 罚款和处罚。

审计和诉讼成本

若无充分准备,贵公司在接受外部档案审计时可能会承担高昂的成本。此类审计会 打断公司的日常运营,而且无法按时提供审计人员要求的文档还有可能产生罚款。

请反思一下,贵公司的档案管理政策是否可以满足内部及外部要求。这些政策至少 需包含:

  • 保存和处理文档的具体步骤
  • 各个业务部门的物理和电子档案
  • 明确的档案访问与安全指南
  • 在既定时间进行内部评估和审计的详细计划,以确保贵公司的档案管理政策切实 可行
  • 确保贵公司档案管理系统和相关人员达到行业标准并能满足审计要求的培训程序
  • 基于档案管理系统的集中报告,用于实现对用户档案保存行为的诊断评估和成本
  • 分析

贵公司是否已做好准备,以满足监管机构的要求?如果回答“否”,则贵公司可能 会承担高昂的成本。

灾难恢复成本

毫无疑问,确保灾难恢复和业务连续性不仅是法律要求,同时也对企业的生存至关 重要。保护重要档案免遭火灾、洪水或其他自然灾害破坏会产生大量成本,但也能 在发生极为严重的破坏时避免重大损失。

重要档案(无论纸质或电子形式)是指那些维持业务连续性所必需的档案。这些档 案可包括:

  • 证明财产或设备所有权的合同或业务协议
  • 运营记录,包括会计信息、运送信息、软件许可证等
  • 知识产权,包括图纸、源代码、公式、监管测试结果等
  • 当前的客户和病历以及账户信息
  • 人力资源档案,如雇佣合同、合约和协议

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