外包档案管理的 8 大理由

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如今,59%1 的财务主管都认为,降低企业成本是首

席财务官工作的重中之重。 此外,根据高德纳咨询公司2 的报告,通过提高效率降低成本仍是高管们的“前 5 大”优 先任务。在正确的箱中思考 —— 为档案管理开发前瞻性的综合方案 —— 可能是完成这些 优先任务的关键途径。

当然,您可以自己重新构建档案管理系统,但是那也许会耗费数月甚至数年时间, 并且还会让您无法专注于需要开展的业务。而更有效的方法便是让信息管理专家制 定定制的行动计划,该计划不仅可降低并控制成本,同时还能提高档案管理的效率 并使之更符合您的业务目标。对于为何要求助于符合资格并可提供所需服务的外包 合作伙伴,下面给出 8 个主要理由。

在正确的箱中思考

安排一名专业人员管理文件。

一般的企业都会产生大量的文档,因此,想要即时查找和检索重要档案十分具有挑 战性。此外,文件通常都按非标准的索引机制进行整理,在亟需时找到所需文件更 是困难重重。对于档案管理解决方案,单一源供应商通过从整体上管理贵公司的信 息资产,可帮助控制相关的运营和法律风险。这些合作伙伴了解档案管理是其核心 竞争力,并且身体力行 —— 基于成百上千的客户案例,开发最佳实践和专门技能。

在正确的箱中思考:

避免被迫制定“平台决策”。

外包可以使您从服务提供商对最新技术的投资和维护中受益。随着时间的流逝和行 业的演变,您的需求也会改变。档案管理合作伙伴可按您的需求为您提供服务,也 可提供让您充分利用综合管理策略的成套解决方案,还有各种最新技术供您选择, 从文档成像和管理到诉讼支持和业务流程工作流均有涉及。

在正确的箱中思考:

切勿拖延等待。

实施有效的信息管理解决方案不一定耗时费力。供应商托管的信息管理解决方案通 常只需几周时间便可启用和运行,而不像内部解决方案,需耗费数月才能完成评 估、采购和安装过程。由于您的业务需求会随着时间而改变,外包合作伙伴可帮助 您升级档案管理方案 —— 添加服务或向上及向下扩展,这样您便可有计划地保持领 先地位。

在正确的箱中思考:

托管链问题。

借助内部文档管理解决方案,物理档案通常会从异地存储设施移动到另一地点进行 扫描,然后再送回进行重新归档。这期间的每个步骤都存在隐私风险,而且文档还 可能丢失或被错误存档。如果想避免今后因违规受到惩罚以及支付高昂的诉讼费, 能够展示一致的流程,以保护重要档案免受损害以及保护隐私信息免于外泄至关重 要。将档案管理外包给合格的合作伙伴后,您的物理文档便可通过审计跟踪轻松进 行检索、扫描和重新存档,而无需承担隐私风险或离开供应商设施的保护。

在正确的箱中思考:

混合解决方案可提高流程效率。

尽管绝大部分的客户和企业对企业事务仍使用纸质文档来执行和档案,但它们如今 已不得不与复杂混合信息环境中的电子档案并存。此外,这些重要的档案通常存储 在分散的地点,因此客服部、财务部和法律部等部门很难安全、及时、准确地访问 数据。符合资格的外包供应商可为您保存纸质文件,同时还可根据您的特定业务要 求按需对这些文件进行扫描和数字化处理。

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