春节还要办公?AI文档管理来帮忙。

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如今,员工与企业共同面临着时代变革与向AI协作转型的挑战,AI办公为企业提供了应对这些挑战的有效工具,不仅提升了远程协作的效率,促进团队之间的信息共享,还能提升企业数据的安全性。

2024年2月19日7 分钟
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引言

春节假期将至,不少打工人都期待着可以回家好好放松,暂时卸下重担。倘若在休假期间遇上突发状况,想必大多数人都会首选在线上解决棘手的工作问题。线上办公并不是最近才兴起的名词,随着AI智能技术的加速发展,它得到了越来越多的应用,变得更加普遍和重要。

线上办公脱离了实体的纸质文档,主要依靠互联网及AI智能技术实现跨地域、多人多端的实时沟通协作,因此也能被称为AI办公。企业能够发现AI办公确实具备许多优势,如:成本更低、办公压力更小;但是同时,它的缺点也不容忽视,例如企业的数据安全将遭受风险、线上的工作场景分散而导致员工工作效率降低等等。

在向AI协作转型的进程中,要想完成AI办公这一项基础工作,摆在企业面前的问题似乎不止一个。企业的信息安全究竟如何在远程场景下满足?员工的远程办公体验又如何提升呢?也许铁山公司的一系列AI智能办公解决方案能够给出一个答案。

AI智能办公解决方案是如何工作的

铁山公司的扫描专家拥有丰富的经验、流程和基础设施,可以为您提供扫描、索引和质量控制服务,以满足您的要求。

数字邮件收发室解决方案

使用铁山数字邮件收发室服务,在数据的传递之初就消除纸张。铁山公司扫描、编制索引并确保质量控制,以满足您的文档转换要求。在文档数字化过程中,元数据会被提取出来,从而使关键信息的搜索和查找变得简单高效。用户角色与元数据访问规则相结合,邮件可确保被正确的人员查看。版本和注释选项简化了协作。若需了解谁对文档进行了哪些操作,审计跟踪功能有助于确保流程的合规性。邮件数字化后,您可以依靠AI的协助,在我们的内容服务平台中安全地存储、搜索和访问邮件。

  • 从一个安全的中央位置轻松快速地搜索邮件
  • 利用审批工作流程功能改善协作
  • 实现员工远程访问
  • 通过我们的订阅服务管理可预测的成本

信息管理和内容服务解决方案

作为AI、存储和自动化领域的行业领导者,我们将帮助您弥合物理信息和数字信息之间的鸿沟:

  • 实现以文档为中心的流程自动化
  • 让数据发挥作用,使您能够做出明智的业务决策
  • 数字化实体文档
  • 智能管理已数字化的内容和多媒体内容

AI文档管理能为企业带来什么

  • 借助铁山公司专业的扫描流程、技术和基础设施,可将大量占用空间的实体文档转换成数字格式,释放出更多宝贵的存储空间。
  • 安全保护企业的信息数据。采用先进的加密技术,确保电子数据在静止状态和传输过程中都得到严密的保护。同时,使用加密密钥来限制访问权限,只有授权人员才能查看相关内容。
  • 通过智能整合不同来源的文档,例如其他云存储、企业内容管理系统以及文件共享平台,可以更方便地集中管理和访问各类文档。这不仅提高了文档的可见性,还加强了连接性和访问便利性。
  • 借助光学字符识别技术,AI能够快速搜索和检索文档内容。流程支持多种文件类型,覆盖50多种语言,确保您能够根据需要轻松查找和索引文档内容。

 

如今,员工与企业共同面临着时代变革与向AI协作转型的挑战,AI办公为企业提供了应对这些挑战的有效工具,不仅提升了远程协作的效率,促进团队之间的信息共享,还能提升企业数据的安全性。同时,让企业的业务合作不在受限于距离及场所,创造更多的发展机会。