Iron Mountain® 工作流程自动化

Iron Mountain® 工作流程自动化 ™ 以可管理 安全的数码流程取代了以电子邮件为中心的任务

尽管其他地方有一致的数码策略，但当涉及重复性任务和流程时，许多组织仍然默采用电子邮件管理。 这些全都是隐藏的，占用大量资源，存在无法追踪、报告或审计的漏洞。 尽管用户可能没有意识到这点，但这种过时的无人监督活动可能会威胁公司遵守对外部的监管，同时对生产力和客户体验产生负面影响。

确保数据安全性和合规性

在此用例中，客户是一家位于中欧的知名银行，已经使用 Iron Mountain 进行记录管理、数码扫描以及备份磁带和硬盘的储存。

然而，很明显地，员工花费了大量时间管理来自客户和同事的电子邮件，其中隐藏的信息导致难以控制投诉和索赔处理、出差和活动管理，以及董事会会议成果等其他流程。 由于无法集中监控和报告任务状态，无可避免地会错过后续行动和最后期限。

这就是 Iron Mountain® 工作流程自动化 ™ 出现的原因。 此解决方案易于扩展，目前涵盖22个工作流程、29种文件类型和660个数据索引。

现在，当收到电子邮件时，文件便会被快速记录并分配为严格控制的数码工作流程中的任务。 文件的所有者会定期收到自动提醒，并可以根据需要输入电子签名。 重要的是，此解决方案还能够满足银行对高数据安全性和合规性的严格要求

典型可实现的性能改进¹

• 节省30%时间
• 更快、更简单的合规性
• 反应时间缩短 30%
• 更了解移动和混合工作负载

¹ 显示结果是最近客户参与的例证

工作流程自动化如何运作

Iron Mountain 工作流程自动化可让管理层定义必须遵循的流程，并自动将文件路由给需要采取行动或响应的人员，无论他们位于何处或选用何种移动设备。

可以通过使用拖放工具导入电子邮件来自动启动任务或流程，也可以通过直接在系统中建立票证来手动启动

然后，系统启动该程序的下一步和/或为单一用户或用户群组指派任务。 通知可以转发到特定的电子邮件地址，例如在设定的截止日期之前执行流程中的步骤。 如有必要，可以自动处理流程延迟和遗失文件的升级通知，以及支持查询、审计请求和未决诉讼所需的文件检索

主要优点

• 工作流程自动化消除了繁琐的步骤，例如建立清单和搜索遗失的文件。
• 与 Outlook 和其他应用程序轻松整合，意味着该系统适用于大多数工作场景
• 所有数据在静态和通过安全网络传输期间都经过加密，从而降低了合规性、安全性和隐私风险
• 对更改用户以及在文件和文件夹层级执行的活动进行完整的审计追踪，以确保合规性
• 透过简单的仪表板报告列出服务水平协议（SLA）、关键绩效指标（KPIs）和任务状态更新来实现集中管理可见性
• 一份可预测的每月订阅费，避免资本投资并简化预算