文件和信息管理的数字化 101

从一开始掌握数字化的基础知识

如何透过数字化规划指南来帮助您规划、执行和提升公司文件管理

成功的文件和信息管理 (RIM) 需要规划、组织和综合策略。由于实体和数字文件的控制从创建到积极使用，再到安全储存和可能有计划的销毁，有许多组成部分，因此一个深思熟虑的计划是关键。如果做得好，RIM 将有助于限制信息风险、管理成本，并为企业的大数据分析奠定基础。

为什么现在要数字化？

进程较慢。沮丧的顾客。效率降低。这就是企业因信息管理不善而面临的后果。

如果说这场大流行教会了我们什么，那就是在昂贵的办公空间里存放纸张并不值得。许多企业正在评估面积需求并确定真正需要多少面积。透过对当前和历史文件进行数字化，人们了解到他们可以消除实体现场纸张存储所占用的空间。

透过正确的解决方案（无论是异地还是基于数据中心的存储选项），您都可以在需要时随时存取您的信息，同时简化您的文件保存计划。从施工到研发，从人力资源到市场营销，文件共享和协作对于您的业务成功至关重要，而文件数字化使这一切成为可能。

数字化开始的地方

开始您的文件和信息管理 (RIM)数字化项目之前，请评估您想要实现的目标时考虑以下事项：

• 可检索性/可共享性：记录通常分布在系统、应用程序、格式类型、部门和位置。因此，信息传播和改变形状的能力，使它管理起来充满挑战且成本高昂。然而，受控的数字记录储存库使您可以更轻松地随时存取任何文件。
• 流程生产力：文件管理流程和程序可能很难保持控制，尤其是当它不是数字格式时。为了解决运营效率低下的问题，请寻找透过将纸张文件转换为数字文件来简化或提高工作流程的方法。
• 办公空间可用性：装满纸张的实体文件柜会占用昂贵的办公空间。随着时间的推移，会减慢重要文件的检索速度。数字化文件可以释放宝贵的空间并增加信息存取。

扫描和数据收集的最大驱动因素：

文件安全性和合规性

虽然“保持一切，以防万一”的心态是善意的，但它往往成本高昂并且会降低运营效率。为了确定出于法律、合规性和业务原因，必须制定可执行的记录保留时间表，来决定保留哪些内容以及处置哪些内容。在我们的简短指南“从头开始，文件保存计划的基础知识”中，我们清楚地概述了帮助您采取重要步骤，为企业创建保存计划的方法。

一旦您知道要保留什么以及保存在哪里，您将能够使扫描项目更有效。无需扫描现有的每个文件和所有新传入信息，铁山即可协助您解决复杂的文件管理问题。我们不仅帮助确定哪些文件不经常使用，并且适合封闭式存储; 而且我们还提供开放式存储选项，来帮助您调阅经常需要查看的文档。