铁山企业内容管理平台与运用

解决方案指南

随着科技的不断发展和创新,企业内容管理也在不断演进。ECM解决方案将会更智能化及自动化,以适应企业不断增长的内容和信息需求。

2024年1月4日6 分钟
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同时,随着数据隐私和合规要求的不断提高,ECM将继续发挥关键作用,助力企业保护和管理重要的信息资产。ECM的全方位解析富有巨大的潜力和价值:无论是大型企业还是中小型企业,ECM都能够提高工作效率、优化业务流程、保护重要的信息资产。只有通过有效的ECM战略,企业才能更好地管理和运用自身的信息资产,实现持续增长和成功。

业务影响

文档管理效率低,导致文档检索困难,储存成本增加。 限制工作流程自动化的潜在机会,导致人工错误和效率降低,公司的员工和资源无法集中精力于核心业务中。 阻碍团队协作和沟通,并与其他企业系统的集成能力有限。 缺乏文档安全性及生命周期管理,增加未经授权的访问、数据泄露及监管风险。

解决方案

铁山的企业内容管理平台与运用

  • 文档管理效率低,导致文档检索困难,储存成本增加。
  • 限制工作流程自动化的潜在机会,导致人工错误和效率降低,公司的员工和资源无法集中精力于核心业务中。
  • 阻碍团队协作和沟通,并与其他企业系统的集成能力有限。
  • 缺乏文档安全性及生命周期管理,增加未经授权的访问、数据泄露及监管风险。

解决方案

铁山的企业内容管理平台与运用

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快速准确的文档及数据交付

确保及时精准地将文档及数据交付,实现更快的检索和减低储存成本。

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提高信息安全和隐私保护

通过强大的安全措施及技术,保护敏感信息及数据资产,确保符合隐私法规。

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通过专业技术优化成本

借助ECM技术和流程专业知识,并与其他企业系统集成,在运营过程中减少错误、实现成本效益,优化资源配置。

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聚焦核心业务价值

释放团队潜力,使其摆脱单调的行政任务。让员工将精力集中在核心业务活动上,最大化价值创造。

根据globelNewswire报道*,预计2028年全球的企业内容管理(Enterprise Content Management)市场规模将达到2,044亿人民币,预测期内复合年增长率为14.3%。这表明了企业内容管理技术对于任何有效管理内容和文档的全整个生命周期的企业来说都是至关重要的。

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收集与导入

ECM系统首先从不同来源收集企业的信息和文件,包括电子文档、纸质文件、电子邮件、多媒体内容等。这些信息可以通过铁山专业数字化服务如扫描、导入、自动化进程和第三方集成等方式进行收集。

files 3


组织与分类

ECM系统收集的信息需要组织和分类,以便于后续的检索和管理。系统使用元数据、标签和分类等方法,赋予每个文档和文件关键属性和标识,统一且结构化管理所有的信息

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存储与访问

ECM系统提供安全的存储环境,将信息存储在中央存储库中,通常是—个数据库或云存储。用户可以通过权限控制机制获得访问权限,根据需要查看、编辑或共享信息

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协作与共享

ECM系统支持团队成员之间的协作和共享。用户可以同时查看和编辑文件,进行实时的协同工作,减少传统的邮件附件来回传递和版本混乱的问题。此外,ECM系统还提供了评论、审批和工作流程管理等功能,促进团队合作和流程的顺畅进行。

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安全与合规

ECM系统注重信息的安全性和合规性。它提供权限管理,确保只有授权人员可以访问和修改信息。同时,系统记录所有的操作和修改记录,以便进行审计和追踪,确保信息的合规性和追溯性。

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生命周期管理

ECM系统支持信息的全生命周期管理,包括创建、修改、归档、保留和销毁。它提供自动化的工作流程和规则,帮助企业管理信息的变更和更新,保证信息的合规性和可追溯性。

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检索与搜索

ECM系统提供强大的检索和搜索功能,用户可以使用关键词、元数据、全文搜索等方式快速找到所需的信息和文件。这使得用户能够快速定位需要的内容,提高工作效率。

适用行业及企业

铁山的内容管理平台广泛适用于各行各业和企业的各个职能部门包括:

  • 人力资源部门 存储、数字化及自动化处理人事档案,涵盖从员工招聘到员工离职的全过程。
  • 财务部门 存储财务档案,包括纸质和电子发票、会计凭证等,并在ERP流程中实现自动化处理。
  • 法律部门 存储和管理各类合同,并实现合同管理的流程自动化。
  • 律师事务所 存储和访问各类诉讼档案,提高案件管理的效率。
  • 证券行业 存储和管理客户信息、督导文件等,并实现相应流程的自动化。
  • 基建部门 存储和管理基建档案、图纸等重要信息。

此外,我们的平台还能为您的其他业务流程提供自动化和优化的解决方案。无论您的企业面临哪些具体需求,我们的内容管理平台都能为您提供强大的功能和灵活性。

资料来源 

关于铁山

铁山中国根植大中华区已经超过20年,拥有丰富的本地服务经验。业务遍及中港台,20多处大型档案中心提供的服务可覆盖全国大部份大中小型城市。作为中国专业的信息管理专家,铁山中国为不同地区客户提供统—的高标准管理和服务。 铁山中国秉承安全第—的信念,为客户的重要信息资产提供专业的保管及管理服务。服务范围包括:为客户提供纸质档案的安全存储,数字化转型的专业解决方案,IT资产全生命周期管理,纸质文件机密销毁,磁带存储与轮循等,以创新机密的方式保护客户最珍视的资产,协助客户解锁信息以获取商业价值。从企业商业信息到医院病案标本,从艺术品收藏到数据资产,铁山中国为不同行业的客户定制安全、经济、高效、合法合规的解决方案,协助企业妥善管理资料。我们在企业全面的数字化转型和业务整合过程中担当关键角色,帮助企业增强团队实力,助力企业迈向成功。

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