文档扫描成功案例:市政厅实现办公室管理数字化

客户成功案例

Find out how Iron Mountain supports the Foreigners' Registration Office in the town of Schwäbisch Gmünd with digitisation and records management.

2021年6月1日8 分钟
文档扫描成功案例:市政厅实现办公室管理数字化
市政厅通过数字化流程优化外国人登记厅管理
我们选择的 Iron Mountain 解决方案比购买新的转盘式档案柜和增设办公空间更为经济。而且,我们现在已经享受到了数字化工作流程所带来的生产力和协作优势。
Christian Dolle项目负责人,Stadtverwaltung Schwäbisch Gmünd

挑战:

Schwäbisch Gmünd 镇的外国人登记厅有 11,000 多个存放在老旧转盘式档案柜中的档案,随着移民案件的增多,该办公室的空间即将耗尽,同时还在浪费不必要的时间和精力来处理这些案件。
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解决方案:

Iron Mountain® 的档案扫描服务提供了一种快速、高效且符合数据保护(GDPR)要求的流程,将传统的纸质文件和手写笔记转换为数字文件,并通过 SFTP 上传到市政厅的文件管理系统。

 

结果:

员工工作效率更高,对法院和机构的要求反应更快。此外,重要文件丢失或误放的风险也降低了。其他好处还包括节省空间、降低存储成本以及远程员工可以随时访问文件。

简化压力重重的办公室流程

购买三个新的转盘式档案柜将花费约 120,000 欧元,而我们仍将面临相同的管理和空间问题。
Christian Dolle项目负责人,Stadtverwaltung Schwäbisch Gmünd

难以管理的庞大档案库

过时的纸质工作方式

Schwäbisch Gmünd 镇坐落于风景如画的 Swabian Alb 和 Dreikaiserberge 山脚下,常住人口约60,000人。市政厅一直在推动公共服务数字化和电子政务流程。由于难民的涌入,外国人登记厅的移民业务承受了巨大压力,因此备受关注。

项目负责人 Christian Dolle 说:“外国人登记厅的文件管理变得日益困难。我们使用了转盘式档案柜来保存超过 11,000 份纸质文件,但这些存储设备已经陈旧不堪,无法修复。随着空间迅速耗尽,我们不得不安装临时货架,占用了越来越多的办公空间。”

成功的商业案例

市政厅最近引入了一套文档管理系统,并将其与德国其他移民局使用的 LaDiVA 程序相结合,借此机会改用数字档案。该决定同样具有经济意义。“购买三个新的转盘式档案柜将花费约 120,000 欧元,但我们仍然会面临同样的管理和空间问题。” Dolle 补充道。