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Find out how Iron Mountain supports the Foreigners' Registration Office in the town of Schwäbisch Gmünd with digitisation and records management.
Iron Mountain® 的档案扫描服务提供了一种快速、高效且符合数据保护(GDPR)要求的流程,将传统的纸质文件和手写笔记转换为数字文件,并通过 SFTP 上传到市政厅的文件管理系统。
员工工作效率更高,对法院和机构的要求反应更快。此外,重要文件丢失或误放的风险也降低了。其他好处还包括节省空间、降低存储成本以及远程员工可以随时访问文件。
Schwäbisch Gmünd 镇坐落于风景如画的 Swabian Alb 和 Dreikaiserberge 山脚下,常住人口约60,000人。市政厅一直在推动公共服务数字化和电子政务流程。由于难民的涌入,外国人登记厅的移民业务承受了巨大压力,因此备受关注。
项目负责人 Christian Dolle 说:“外国人登记厅的文件管理变得日益困难。我们使用了转盘式档案柜来保存超过 11,000 份纸质文件,但这些存储设备已经陈旧不堪,无法修复。随着空间迅速耗尽,我们不得不安装临时货架,占用了越来越多的办公空间。”
市政厅最近引入了一套文档管理系统,并将其与德国其他移民局使用的 LaDiVA 程序相结合,借此机会改用数字档案。该决定同样具有经济意义。“购买三个新的转盘式档案柜将花费约 120,000 欧元,但我们仍然会面临同样的管理和空间问题。” Dolle 补充道。