档案与信息管理

Smart Assign

根据您的政策自动分配档案代码

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您是否有存储着缺少档案代码的档案箱？

停止过度保留档案，并开始掌控保留程度

我为什么需要纸箱级别的档案代码？
当档案被存储在带有可识别描述但缺乏唯一档案代码和相关保留规则的纸箱中时，很难启动法律封存、应对审计或就保留、数字化或销毁哪些档案做出明智的决定。

如果不根据保留政策分配档案代码，则意味着您可能会过度保留档案，增加不必要的成本和风险，并限制您快速响应合规义务或轻松应对合并、收购和剥离的能力。

轻松实现纸箱级别的自动编码

是技术赋能的解决方案，它简化了纸箱级别档案代码的分配过程，并自动与您企业的保留政策保持一致。消除了传统的手工操作，并为您提供可见性和信心，使您能够就历史档案做出明智且安全的决策。

简化以下操作：

工作原理

Smart Assign solution summary

使用Smart Assign提高合规性

效率性价比高完成

步骤1

识别未附带档案代码的记录

我们与您合作，识别那些存储有描述性信息但未附带档案代码的档案箱。

步骤2

利用基于规则的算法

借助超过40,000条规则的存储库、您的库存报告以及最新的保留计划，Smart Assign有助于识别需要处理的档案箱，并自动应用档案代码。

方案3

执行质量检查

一旦分配了档案代码，解决方案专家将执行质量检查，向您发送一份汇总表以供验证，然后将信息上传到我们的在线门户。

结果

做出安全可靠的决策

一旦您的档案已根据保留政策得到正确分配，在保留期结束时，它们便可以被安全销毁。

不确定从哪里开始？

Compass 是一项功能强大、以技术为驱动的诊断评估工具，它可以帮助您规划档案清理的需求。

由此开始

为什么选择铁山？

Iron Mountain 将数十年的档案管理专业知识与一系列技术驱动型产品相结合，这些产品可解决企业整个实体档案库存的问题。

无论挑战多么复杂。 .

在清理您的历史档案库存方面，我们明白没有两个箱子是完全相同的，不同的情况需要采取不同的方法。

Smart Assign 是 Iron Mountain 的 Smart Records Cleanup Suite中的一个组件，该套件包含一系列协同工作的解决方案，旨在解决您企业的整个历史档案库存问题。

从了解纸箱内部的内容到重新组织文件和分配档案代码，Smart Suite 是 Iron Mountain 成为您企业值得信赖的战略合作伙伴的众多原因之一。要了解我们的 Smart Suite 是否适合您的企业，请联系您的销售代表或填写此表格。

联系我们

常见问答

能帮助我确定哪些箱子应该经过 Smart Assign 过程吗？

您的销售代表可以与您一起审查您的库存，并生成一份缺少档案代码的纸箱清单。

您是否需要取出档案箱并逐一打开以分配档案代码？

是一种技术赋能的解决方案，能够在箱级自动分配档案代码。无需人工接触任何箱子。

您是如何知道如何对我的箱子进行分类的？

Smart Assign 利用包含 40,000 多条规则的知识库、您的库存报告以及最新的保留计划，在箱级自动分配档案代码

我是否需要制定档案政策？

是的，您需要一份最新的档案保留计划来进行Smart Assign流程。

是否适用于非纸质档案？

是的，Smart Assign 适用于任何存储在纸箱中的实物资产，如病理切片/蜡块、缩微胶片、缩微平片等。

使用Smart Assign是否有纸箱的最低数量要求？

Smart Assign流程没有纸箱的最低数量要求。

我的纸箱存放在几个不同的档案存储设施中。我可以在所有地方都使用Smart Assign吗？

是的，Smart Assign是一种技术驱动型解决方案，无需任何手动流程。因此，您的档案可以保存在任何地点。

是否有其他产品或程序可以与Smart Assign配合使用，以帮助我清理历史档案？

Iron Mountain 提供了一系列解决方案，旨在帮助您清理整个遗留记录库存。欲了解更多信息，请访问 ironmountain.com/smartsuite。