Gain control of your records inventory with legacy records cleanup and Smart Sort from Iron Mountain.

档案和信息管理

文书档案整理与分类 Smart Sort

智能分类 对纸质文件进行大批量分类、整理和管理

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使用 Iron Mountain Smart Sort 分类混合的文件

混合的文件和杂乱无章的档案不仅仅是令人讨厌的事情。它们还可能增加存储成本、提高被发现和诉讼风险,并阻碍关键信息的流动。

假设,您能够高效地分类混合的文件,并知道哪些文件需要保留、哪些可以安全销毁、哪些需要数字化,或者为剥离、法律事务或其他业务需求提供哪些文件,那会怎么样呢?而且,如果你能够在不进行复杂且劳动密集的项目情况下完成这一切,又会如何呢?

您可以借助 Iron Mountain Smart Sort 实现以上目标。Smart Sort是一个简单且经济高效的解决方案,有助于您掌握文件存储的最终控制权。

Iron Mountain Smart Sort 如何工作

常见问答

How Iron Mountain Smart Sort works

Iron Mountain Smart Sort的优势

快速准确地查找文件

对要保留、销毁或数字化的记录做出合理的决策

降低文件存储的成本和风险

支持办公室重新配置和关闭

加速数字化转型

快速处理合并、收购和剥离事宜


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了解Smart Sort如何帮助这些企业mountain ranges

医院通过Iron Mountain Smart Sort降低文件存储成本,并提高可见性和合规性

美国一家大型医疗中心是如何通过将纸质文件迁移到异地,腾出空间以进行患者护理。利用 Iron Mountain Smart Sort对文件进行分类、重新组织和筛选,然后再进行迁移。这增强了库存的可见性,并节省了超过100万美元的存储成本。

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医疗保健提供商使用智能排序来降低记录存储的成本/风险

了解一家大型私营医疗保健提供商如何使用 Iron Mountain 的 Smart Sort 解决方案对其整个记录库存进行排序和重组,从而建立一个流程,以防御性地销毁所有当前和未来的记录。

.其结果是提高了合规性,提高了库存准确性,降低了风险,并将存储成本降低了 40-50%。

准备好开始了吗?

Iron Mountain Smart Sort 为公司资产剥离扫清除了障碍

了解一家参与重大资产剥离的大型保险公司如何依靠 Iron Mountain Smart Sort 快速确定要保留哪些业务记录以及要将哪些内容移交给买家。使用 Smart Sort,与使用内部资源相比,该项目在更短的时间内以更低的成本完成。

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常见问题

Smart Sort是一个简单且经济高效的解决方案,有助于您掌握文件存储的最终控制权。

Smart Sort 只适用于储存在 Iron Mountain 的文件吗?
我们可以在您的设施或我们的设施中执行 Smart Sort
如果我的记录储存在多个地点或与多个供应商合作,该怎么办?
我们将在 lron Mountain 的设施中整合库存文件,然后进行 Smart Sort。项目完成后,我们只存储那些需要保留的文件。Smart Sort 流程会识别出已达到保留期限的文件,并可以安全地销毁这些文件。通过清理库存,您可以通过仅支付需要保留以符合合规性要求的文件的存储费用来降低成本。
启动 Smart Sort 流程需要哪些步骤?
我们需要您核心业务应用程序(患者主索引、保单或贷款管理系统、案件管理系统等)的信息以及最新的记录保留时间表。
Smart Sort 是否支持多种文件保留政策和文件类型?
是的,每个项目都会根据您的文件保留政策和具体要求进行定制。
对于 Smart Sort,哪些文件类型被推荐,哪些不推荐?
  • 您将从带有事件日期保留规则的核心业务记录(如贷款、保单、索赔、患者记录、案件文件、人力资源记录等)的 Smart Sort 中获得最大的益处。
  • 不建议使用公司和企业记录(薪资记录、发票等)。
我是否需要对我的整个库存开展 Smart Sort,还是可以分阶段进行?
您可以根据您的要求、目标和预算来定制 Smart Sort
我需要一个安全合规的文件销毁流程。Smart Sort 如何帮助我?
Smart Sort 利用您的保留时间表和规则,为文件审查和处理创建标准化的方法。这种基于规则的方法使我们能够提供一致且安全合规的交付。Smart Sort 完成后,我们将提供一份报告,为您提供文件级别的可见性以及每个文件的相应处置方式。这份报告为对每个文件所采取的行动提供了安全合规的记录。如需了解更多信息,请阅读 Smart Sort 提供了一条安全合规的处置途径

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