发现您的档案箱隐藏着什么内容

解决方案指南

使用 Iron Mountain Smart Reveal 识别您的档案库存并作出正确的决策

2024年5月20日8 分钟
Smart Reveal

业务挑战

当储存的档案没有元数据或描述性信息时, 就无法了解您拥有什么档案, 也无法就保留、安全销毁或数字化哪些内容作出正确的决定。补全缺失的信息是一个艰苦的过程, 需要依靠人力检查和记录每个档案箱的内容。如 果您缺乏完成如此庞大的项目所需的预算、人员、专业知识、时间和空间, 会发生什么情况?

这对您有什么影响

如果因为没有彻底了解您的档案库存, 从而无法作出合理的决策, 因此您别无选择, 只能无限期地储存档案。这不仅意味着不必要的成本和风险, 而且还限制了您寻找信息或快速响应合规义务、合并、收购和剥离的能 力。

您是否 ...

  • 储存的档案只有很少或没有描述?
  • 有未知内容的档案箱吗?
  • 有需要知道这些档案箱里面有什么档案?
  • 保留这些档案箱的时间比要求的时间长?
  • 缺乏资源、时间和空间解决这个问题?
  • 正犹豫是否要开始清理项目?

如果您对以上任何一个问题的答案是肯定的, 请向我们查询有关 Iron Mountain Smart Reveal 的信息。

大约 20% 的纸张记录储存在只有很少或没有元数据的档案箱中。*这使清理遗留文件变得异常困难

*记录识别和清理优先级调查于 2022 年 4 月透过第三方提供者进行。

彻底了解您的档案

取得所需的档案箱级别的元数据让您作出正确的决策

Smart Reveal 是一种经济高效的解决方案, 可提供有关存储未知内容的大量存储箱的照片和信息, 以便您可以作出明智的决定:保留、安全销毁、更新元数据、分配拥有权、数字化记录或任何您需要的内容。

Smart Reveal 解决方案拍摄每个档案箱的外部照片以及实景图, 以帮助确定里面有什么内容。此解决方案提供现有的历史元数据, 以便您读取评估每个档案箱的内容所需的信息, 并就适当的操作作出明智的决定。

这些操作包括:

  • 实时更新档案盒级别的元数据和描述
  • 销毁档案箱
  • 分配合法拥有权
  • 将档案箱流转到数据录入
  • 递送档案箱作进一步处理
  • 数字化文档
  • 自定义照片数量和角度, 以供审阅
为了满足您的要求, 我们可以自定义拍摄的照片数量并提供各种不同视图。

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