智能档案管理方案及服务(RFID)

解决方案指南

随着RFID技术的日益成熟,使得将RFID应用在档案管理中,有其借鉴性 和可行性。

2024年1月4日4 分钟
Discover what’s hiding with smart reveal box

随着计算机网络技术和条形码技术的飞速发展,利用RFID技术和数字档案馆建设与档案实体的科学管理结合在—起,从而实现一种科学高效,高度现代化管理的档案馆建设新模式。RFID技术作为—种新兴的识别技术,广泛应用于物资追踪、生产自动化控制、仓储管理、铁路车辆和货运集装箱识别等领域。随着RFID技术的日益成熟,使得将RFID应用在档案管理中,有其借鉴性和可行性。


业务影响

  • 企业在档案集中管理的情况下,档案资料会被集中存放在档案室中,随着企业档案数量的不断增加,对档案管理员的要求也会提高。企业档案盘点时,需要消耗大量人力及时间,但仍然无法保证准确率。对于档案室中的纸质档案存储数量、类别、入库日期等也无法准确管理。
  • 在企业的业务流程中生成的各类纸质流转档案,例如申请单、审批单等,纸质档案无法像线上系统中的文档被追溯,无法实时了解该纸质档案目前处于哪个审批人的处理中,纸质档案追溯存在困难。
  • 企业大部分档案无法被追踪和监控,致使企业重要档案存在丢失、被盗、破坏的可能,增加违反内部政策及法律法规招致的相关风险。

解决方案

铁山档案室外包及智能档案管理方案(RFID)

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高效的档案管理能助你专业地建立了组织、分类和检索档案的流程,实时了解企业档案的位置,并能够轻松获取相关信息,在不额外增加档案管理人员的情况下,提高企业档案信息利用、工作效率和档案管理效率。

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增强安全性、透过行业知识和经验,拥有专业先进的安全防护设施系统,例如防火存储、访问控制和监控系统。

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合规性和风险缓解、精通合规性法规缓解与文档管理相关的风险。

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节省成本、外包档案室服务可以减少与办公空间、设备和人员等相关的费用。

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数据分析和决策支持、获取数字化解决方案、实现高效的完成文档扫描、索引和检索。数据分析和从档案中获取见解的专业知识和工具。

根据一项调查显示,约66%的企业表示他们的纸质档案量正在不断增加。与此同时,这些纸质档案占据了超过35%的办公场地。令人担忧的是,大部分员工并不清楚档案的实际储存位置和内容,这种情况可能导致一系列问题。首先,纸质档案的增加会占用宝贵的办公空间,导致资源浪费和办公效率降低。其次,员工对档案的不了解可能导致信息的丢失或错误的管理,增加违反内部政策及法律法规风险。

铁山智能档案管理解决方案及服务可以帮助保持对高活动性文件的访问,减轻员工的记录管理负担,并降低丢失、被盗或环境破坏的风险。

档案管理系统通过建立统一的标准,规范整个文件管理,包括规范各业务系统的文件管理;构建完整的档案资源信息共享服务平台,支持档案管理全过程的信息化处理,包括:采集、移交接收、归档、存储管理、借阅利用和编研发布等等,同时逐步将业务管理模式转换为服务化管理模式,以服务模型为业务管理基础,业务流和数据流建立在以服务为模型的系统平台之上。使用RFID技术,对档案进行在线管理,用于档案的搜索、跟踪和处理请求。

同时企业可以选择使用铁山档案室外包服务,还可以节省办公场地、提高信息安全性,并为企业提供数据分析和决策支持。档案室外包是将档案管理的责任委托给专业的档案服务提供商如铁山中国。

通过采用智能档案管理系统,企业可以有效管理纸质档案的增长,并提供更好的员工体验、工作效率及合规管理。经验丰富的外包商也可提供端到端的档案检索、重新整理、文件间和投递归档服务。


档案追踪系统支援

  • 文件交换以创建文件记录
  • 将RFID与文件/文档绑定
  • 追踪整个业务流程中的档案流转周期
  • 追踪并定位文件,包括档案的借出/归还
  • 档案盘点
  • 档案信息的报告和数据导出
  • 使用轻便的手持设备并可脱机情况下工作

铁山智能档案管理解决方案及服务,可以让企业轻松管理活动文件

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提高档案管理效率

铁山外包服务及智能档案管理服务具备专业的档案管理知识和经验,能够提供高效的档案整理、分类、索引和检索服务。这样可以节省员工的时间和精力,并确保档案的准确性和可靠性

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提高信息安全性

铁山档案室外包服务提供专业的安全防护措施,如防火防潮、温度和湿度控制,以确保档案的安全保存。此外,外包服务商通常有严格的访问控制和安全审计,保护档案免受未授权的访问和数据泄露

file cabinet

减少隐性成本

铁山档案室外包及智能档案管理,帮助企业节省办公场地将纸质档案存储在外部档案室,可以释放办公场地,让企业能够更有效地利用空间。同时可以减少人力,可将多余人员分配到其他业务中去,专注核心业务

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数据分析和决策支持

智能档案管理提供档案的数字化处理和管理,使企业可以更轻松地进行数据分析和利用档案信息支持决策制定

关于铁山

铁山中国根植大中华区已经超过20年,拥有丰富的本地服务经验。业务遍及中港台,20多处大型档案中心提供的服务可覆盖全国大部份大中小型城市。作为中国专业的信息管理专家,铁山中国为不同地区客户提供统—的高标准管理和服务。

铁山中国秉承安全第—的信念,为客户的重要信息资产提供专业的保管及管理服务。服务范围包括:为客户提供纸质档案的安全存储,数字化转型的专业解决方案,IT资产全生命周期管理,纸质文件机密销毁,磁带存储与轮循等,以创新机密的方式保护客户最珍视的资产,协助客户解锁信息以获取商业价值。从企业商业信息到医院病案标本,从艺术品收藏到数据资产,铁山中国为不同行业的客户定制安全、经济、高效、合法合规的解决方案,协助企业妥善管理资料。我们在企业全面的数字化转型和业务整合过程中担当关键角色,帮助企业增强团队实力,助力企业迈向成功。

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