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ECM系统的核心功能
ECM系统的工作流程可分为几个关键步骤。首先，它收集来自不同来源的信息和文件，包括电子文档、纸质文件、电子邮件和多媒体内容。通过数字化服务，如扫描和自动化导入，企业可以高效地集成这些信息。
随后，系统会对收集到的信息进行组织和分类，以便后续检索和管理。采用元数据、标签和分类的方法，使每个文档都具备关键属性，便于统一和结构化管理。
在存储与访问方面，ECM系统提供安全的存储环境，通常是一个数据库或云存储，以权限控制机制管理信息的访问。此外，系统支持团队成员之间的实时协作和共享，减少了传统方法中存在的版本混乱和邮件附件传递问题。
信息的安全性和合规性是ECM系统的重点，系统提供权限管理，确保只有授权人员可以访问和修改信息，并记录所有操作以便审计。
最后，ECM支持信息的全生命周期管理，包括创建、修改、归档、保留和销毁。这种自动化的工作流程规定了信息的变更和更新，确保信息始终合规且可追溯。
