房地产变革是一场团队运动。原因与实践之道

如果您的组织正考虑调整企业房地产组合，优化空间利用，或更好地满足员工不断变化的需求，那么你并不孤单。世邦魏理仕（CBRE）近期的一项 调查 发现，超过 70% 的美国及欧洲企业计划在未来三年内调整其房地产组合，其中有逾半数企业计划缩减办公空间。

在远程与混合办公策略重塑世界的当下，仅仅将现有资产“原样迁移”至新地点，无法充分利用重新构想办公空间所能带来的红利。职场进化通常由房地产团队主导，但要推动真正的组织变革，内部与外部更多关键利益相关方的参与至关重要。

旧有负担

任何组织只要曾使用过某处空间，即使时间不长，很可能都已堆积起大量过期文件与就有 IT 设备。此外，还可能存在空文件柜、塞满节日装饰或其他物品的储物间，以及堆满业务与个人物品混杂的员工工位。

房地产变革是清理或清除这些制造风险又浪费空间的事项的理想契机，同时也能让工作场所更契合使用者的需求。

如果所有受影响的人都能参与其中，那么房地产变革可以成为所有人的共赢。虽然把决策与项目执行完全交给企业房地产与设施管理团队看似省事，但仅凭这一支团队，很难预判每个部门、每个岗位的具体需求。然而，仅仅过去三年，情况已大不相同。过去常在办公室工作的员工，现在可能每周只来几天，甚至完全远程。曾经依赖固定工位和桌面的岗位，如今更青睐配备开放共享区域的协作空间。员工生成与分享信息的方式也与以往截然不同。过去需要用纸张完成、随后存入文件柜的任务，现在可能借助数字化工作流，组织内成员只需轻点按钮，便能共享和存储信息。

房地产变革是清理或去除这些制造风险又浪费空间的事项的理想契机，同时还能让工 场所更契合使用者的需求。

企业房地产专业人员必须深入了解各部门的细微差异，才能在全组织范围内做出有效变革。空间和工作流需求会持续演变，并且各部门之间的差异也会一直存在。法务团队可能会发现将文件从办公室迁至异地存储的机会。文档管理团队或许正在推进一个安全销毁已过保存期限记录的项目。如果这些团队的成员没有直接参与房地产变革的规划与执行，就很难确保每个人的需求都得到满足。

早期介入推动协作

虽然房地产项目可以成为变革的催化剂，但唯有拥有充足的时间去协作、规划和实施，才可能取得真正的成功。提前花时间规划项目，能确保关键利益相关方从一开始就参与其中，并有助于推动成本节约与其他效率提升。

内部利益相关方，例如各部门负责人（来自财务、人力资源、法务、市场营销等部门的领导者）、记录与信息管理（RIM）、风险与合规、信息技术（IT）以及可持续发展部门，都应尽早且频繁地参与进来。

各部门负责人的意见可明确具体员工需求与空间要求。RIM 及风险与合规部门能支持过期信息资产，并落地新的信息工作流。而 IT 负责人则可确保建立相应流程来管理在用及淘汰的 IT 资产，从而避免它们占用空间，并成为未来的隐患。

外部利益相关方同样不可或缺。项目管理、设施管理、室内设计和 / 或职场策略合作伙伴可以整合内部利益相关方的意见，打造出围绕组织真实需求优化而成的空间。这种协作远远不仅仅在项目规划阶段。为确保项目执行无缝衔接、高效推进且无风险，内部与外部利益相关方均至关重要。

团队合作让变革成为可能

无论您的组织对工作场所有怎样的目标，协作式方法都能助力将其实现。如果您正在寻找一个契机，帮助房地产变革在您的组织内成为一场“团队运动”，那么 Iron Mountain 的 Clean Start 解决方案则是您的不二之选。无论是缩减规模、重新布局、撤出某处空间，还是进行整体范围的调整，Clean Start 都能推动关键内部与外部利益相关方之间的协作，并补充所需的资源与专业知识，帮助您清理冗余、优化空间、重新利用或退役处置您的场地。立即联系 Clean Start 专家，即可获得免费的现场评估与建议报告。