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律师事务所透过 Iron Mountain Clean Start 降低风险并扩大空间
客户成功案例
该公司在整个工作场所都有不安全和未知的信息，包括文件和IT设备。 由于内部资源和专业知识有限，无法安全有效地完成项目。
产业
法律
挑战
经过多年的日常营运、并购活动和员工流动，这家总部位于纽约的地区律师事务所面临清理办公空间和整理信息资产的挑战。 该公司在整个工作场所都有不安全和未分类的信息，包括文件和IT设备。 由 于内部资源和专业知识有限，无法安全有效地完成项目。
解决方案
Iron Mountain Clean Start®
结果
- 对 13,000 多个档案进行盘点、排序、分类、组织和标记
- 提升风险管理
- 消除潜在的员工健康危害
- 提高跨职能生产力
- 简化从任一位置存取案例文件的过程
- 增强空间管理
对于这家总部位于纽约，服务区域覆盖整个纽约的律师事务所来说，保持客户和其他企业文件井然有序，对于确保生产力和合规性至关重要。完善且严格遵循的储存、追踪和利用实体和数字信息的流程将使公司能够在多个团队和地点无缝、高效和高生产力地工作。
多年的正常运作造成了混乱
多年的运营、并购活动和员工流动导致企业需要清理、组织和重新配置其信息、流程和办公室空间。透过日常工作活动，可以明显看出信息的追踪、保护和组织有限，并且无法清楚地识别文件。 这些都导致生产力下降、过度保留甚至引发数据外泄的风险。
更令人担忧的是，一些文件存放于一个不安全的地下储藏室，而该办公空间的另一个租户可随意进入。地下储藏室的门没有门锁，所有的文件都堆在架上或堆放在地板。任何人都可以穿过储藏室并获取客户的敏感信息，这给律师事务所带来巨大的风险。
由于地下室位置，部分文件也遭受了水损。 这导致地板上成堆的文件被几英寸的黑色霉菌损坏。 更复杂的是，该公司的许多遗留文件与新客户记录混合在一起，这可能会导致潜在的利益冲突诉讼。
我们帮助这家律师事务所确定要存储、合并以及哪些内容需要机密销毁。从那时起，我们能够透过大量减少纸张文件和不必要的储存架，大幅减少空间来重新利用空间进行实际工作
跨职能生产力，简化文件存取
透过清查流程，该律师事务所能够清理、组织信息资产，在某些情况下，还可以合理地销毁信息资产。 现在除了已更新文件货架系统之外，该公司还创造了更多的实体空间并提高了生产力，以便法律人员可以专注于案件工作。
这家律师事务所一直在与混乱、不整洁和不安全的文件作斗争，但由于 Clean Start. 现在情况好多了。 透过与 Clean Start 团队合作，该律师事务所能够识别和解决安全性问题，清理和恢复发霉的文件，并提高组织和 生产力。
详细了解 Iron Mountain Clean Start 如何提升信息和空间管理。
在这个办公地点，这家律师事务所无法告诉你他们有哪些文件、有多少文件，而且他们无法追踪任何内容。因为已经很多年没有处理过文件，这导致了重大的保存问题并增加了风险。所以，他们需要迅速行动以尽快 锁定并清点一切。
免费评估和明确行动
该律师事务所决定向 Iron Mountain Clean Start 团队寻求协助。
团队首先对公司的信息管理程序和空间利用率进行免费现场评估，提供报告，强调了风险领域以及改善的机会。 第一个任务是，团队致力于清理和恢复被水和霉菌损坏的物品。
清理工作结束后，团队进行了排序、分类和标记混合且无组织的文件。任何达到或超过保存年限要求的文件都将被安全地粉碎和回收。随后，团队协助清点了 13,000 多个文件，并停用了不必要的货架和其他办公设备。
