清理遗留纸质记录 - 数字化转型之旅中智能的第一步

尽管转向另一个方向并保留所有东西「以备不时之需」 很容易，但这并不是最佳策略。事实上，过度保留纸质 记录可能会带来成本和法律风险。它还可能限制您解决 机构计划和实现数字化转型目标的能力。

新研究揭示了决策者如何看待传统纸质记录为他们的机 构带来的挑战，以及他们正在采取的措施。第三方研究 公司最近进行的一项调查显示了法律与合规、记录和信 息管理/治理以及信息技术领域决策者的担忧。调查结果 显示了您的同行如何看待作为数字化转型之旅的一部份 —遗留纸质记录和清理纸质文件的必要性，以及可能遇到 的障碍。

纸质记录的现状

机构以数字方式存储 70% 以上的纸质记录，30% 以纸质形式存储。

尽管纸质记录的比例正在下降，但三分之一的受访者目前存储了超过 100,000 箱纸 质记录，有些甚至有 500,000 箱或更多。对于许多机构来说，剩余的纸质记录数量 仍然庞大.

纸质记录清理成为优先事项的原因

对于仍然拥有大量纸质记录库存的机构来说，清理这些纸质记录成为当前优先事项。纸质记录清理的主要原因如下，其中减低成本和风险是第一要务。

纸质记录仍然是总记录库存的重要组成部分，在机构迈向数字化转型过程中需要解决的问题，不能忽视或撇下不理。

机构希望达到什么目标??

该调查进一步探讨了机构在纸质记录清理项目最重要的因素以及希望达到的目标。推动纸质记录清理的首要因素与过度保留、组织计划和数字化转型有关。

消除过度保留文件以降低风险和成本

以超出合规要求的任何格式保存纸质记录（称为过度保存）会增加机构的成本并增加风险。

因此，识别符合销毁条件的纸质记录是纸质记录清理项目背后的主要驱动力。

机构可以通过识别和合理销毁不再需要符合法规的纸质记录来降低风险。依旧保存超出保存期限的纸质记录会使机构面临诉讼风险、安全漏洞以及侵犯私隐权的可能性。除了罚款和法律处罚外，还可能失去客户或成员的信任。

在成本方面，当合理销毁这些纸质记录后，可以节省数万（甚至数百万）美元。现在，无论是现场还是异地，可以重新分配预算以及存储和保存这些纸质记录所需的空间。